Jak usprawinić pracę lub naukę zdalną?
Spis treści
Ten wpis nie posiada podtytułów. Twoja przeglądarka może również nie obsługiwać JavaScript.
Nauka zdalna, praca zdalna, kontakt wyłącznie mailowy… to jeszcze może chwilę potrwać. Nie można dać się zwariować. Całe te zamieszanie w istocie powinno przynieść nam mnóstwo korzyści w zakresie dostosowania się do nie do końca wygodnych okoliczności pracy oraz uczenia się. Ponadto, po raz pierwszy tyle dziedzin naszego życie zostaje poddane próbie. Mimo wszystko rodzi się pytanie: czy jesteśmy na to gotowi?
Sam staram organizować mnóstwo rzeczy w taki sposób, abym miał jak najmniej na głowie. W sieci obserwuję jednak kilka grup o różnej tematyce i widzę totalny chaos. Zupełny brak ładu. Jak poradzić sobie z dwudziestoma źródłami plików, stosem maili i wiadomościami na wszystkich platformach? Bardzo łatwo się pogubić.
Każdy, kto poznał mnie nieco lepiej wie, że bardzo bliska jest mi zasada: zawsze można lepiej. W kwestii organizacji zajęć, plików, kontaktów jest bardzo dużo do zrobienia, szczególnie teraz. Popełniamy mnóstwo błędów, które wpływają na naszą wydajność. Zniwelowanie chociaż jednego z nich na tle wszystkich tu podanych może dać pozytywne efekty. A jest ich kilka..
Najważniejsze jest bezpieczeństwo!
Zanim przejdę do głównej części artykułu pozwolę sobie poruszyć bardzo ważny temat. Co prawda okoliczności skutecznie ograniczają korzystanie w otwartych sieci WiFi czy logowanie się na ogólnie dostępnych komputerach, ale nie zmienia to faktu, że ryzyko ataku w sieci jest cały czas dość duże. Warto pamiętać o silnych hasłach czy weryfikacji dwuetapowej (coraz więcej portali ma tę funkcję - warto z niej korzystać). Nasze dane są narażone teraz w szczególny sposób. Prawdopodobnie nigdy wcześniej nie używaliśmy w takim stopniu różnego rodzaju komunikatorów czy platform. Powtarzalne hasła ułatwią dostęp do kont w różnych miejscach. Miejmy to na uwadze!
Poczta, wiadomości
Dla wielu osób poczta to obecnie podstawowe medium do komunikacji z pracą czy uczelnią. Nie mamy okazji poprawić maili cudzych, ale swoje - jak najbardziej. Dlatego też mail powinien posiadać jasny i prosty tytuł. Kontakt się z osobą, która odpisuje na kilkanaście maili dziennie będzie skuteczniejszy.
Załóżmy, że piszesz w sprawie ustalenia terminu spotkania online. Spotkanie dotyczące podsumowania prac co do projektowania nowej wizytówki dla firmy XYZ. Tytuł maila musi być zwięzły. Z góry musi posiadać przekaz o treści wiadomości. Zatem dobrym tytułem nie będzie tekst “ustalenie terminu”. Fakt - wiadomość dotyczy ustalenia terminu - ale jakiego? Wszystko stanie się jasne dopiero po przeczytaniu treści… oby. Niech tytuł wiadomości sprawi, że wiemy o co chodzi. W tym przypadku dobrym tytułem maila może być “Projekt wizytówki XYZ - ustalenie terminu spotkania online”. Wszystko jasne? Pewnie! Wiesz czego dotyczy wiadomość. Dobranie tytułu nie jest trudnym zadaniem.
Tytuł “Moje nagie fotki” czy “Dawaj na br0warka xD” może wywołać uśmiech na twarzy. Żart to dobry pomysł na odstresowanie się, ale co jeżeli - w tajemnicy między odbiorcą a wysyłającym - wiadomość zawiera dokumenty (i to wcale nie nagie zdjęcia!), które mogą być potrzebne później? Znalezienie wiadomości może być utrudnione. Nie poruszam już tematu przesyłania takich treści osobom, które ewidentnie nie powinny dostać takiej wiadomości…
Walka z spamem oraz organizacja poczty
Na maila zaglądam codziennie, po kilka razy. Nie mam czasu odpisać na każdą wiadomość - pisze do mnie Rossmann, Pizza Hut… Dlatego też ważnym jest regularny przegląd skrzynki. Czy na serio interesuje nas najnowszy zestaw noży (absolutnie za darmo)? Spam. Pożyczka 0% w 15 minut? Spam. Plastry na otyłość brzuszną? Spam. To wszystko powinno się znajdować w spamie. Nie wszystkie newslettery są nam potrzebne. Warto zrezygnować z ich subskrypcji, aby łatwiej poruszać się po poczcie.
Od wielu lat stosuję również wydzielone maile. Mam ich kilka, wszystkie są w użyciu. Jest również jeden mail, który jest spoiwem pozostałych. Zastosowanie wydzielonych adresów mailowych jest przydatne dla osób działających dużo w sieci - obecnie dla nas wszystkich. Dzięki temu łatwiej mi uporządkować treści. Mail przeznaczony do gier i mniej ważnych portali może być “śmietnikiem” - nie mam tam ważnych wiadomości, jest to mail odłączony od pozostałych. Sprawy uczelniane oraz miejsca gdzie się udzielam - to istotne rzeczy. Adres odpowiedzialny za te kwestie jest podłączony do głównej skrzynki. Dalej; newslettery oraz wiadomości z okazjami w sieci są kolejnym wyodrębnionym adresem, który również jest podpięty na pocztę główną. Organizacja wiadomości w taki sposób sprawia, że o wiele łatwiej poruszam się po skrzynce.
Ponadto dobrym rozwiązaniem jest dodanie etykiet pod dane adresy e-mail. Dzięki temu wszystkie wiadomości z uczelni lądują mi pod zakładką “Uczelnia”. Jeżeli muszę odnaleźć wiadomość związaną z moim kierunkiem studiów, to najłatwiej będzie mi ją odszukać właśnie tam. Natomiast gdy szukam treści z czasów szkoły średniej (zdarzy się - chociażby w zakresie MS Accessa), to znajdę to w odpowiednim miejscu na skrzynce. Jeżeli ktoś jest za leniwy na założenie i organizację swoich treści w sieci, to podział na etykiety jest bardzo dobrym pomysłem.
Często wraz z mailem wysyła się jakieś pliki. Ich nazwa jest równie ważna co tytuł! Rozszerzenie także ma znaczenie - mało kto wie, że format zip można rozpakować bez udziału programów trzecich. Nie potrzebujemy zatem WinRARa, 7zip czy innego ustrojstwa. To po prostu bardzo wygodne rozszerzenie, które zbierze pliki do jednego, ogólnie obsługiwanego formatu. Jeśli wiadomość ma zawierać wyłącznie załącznik - słabo. Warto, aby mail zawierał jakąś treść, chociażby “Cześć, wysyłam Ci plik z ostatnich zajęć z przedmiotu Nudne zajęcia. Pozdrawiam, Radek”. Udostępnianie plików poprzez media społecznościowe - Facebook, Twitter, Instagram(sic!) rodzi chaos i brak porządku. Nie warto!
Piractwo
Fałszywe oprogramowanie nigdy nie było i nie będzie dobrą alternatywą. Pobierając pirackie wersje gier oraz programów ściągamy na siebie ryzyko wirusów i zbędnego oprogramowania. Osoby uczące się mają łatwiej - wspominałem o tym tutaj. Czy osoby pracujące są zatem wykluczone? Pewnie że nie! Mnóstwo firm wydłużyło trialowe wersje swoich produktów nawet do 90 dni. To w jakiś sposób stanowi zabezpieczenie dla każdego, kto pracuje przy drogich aplikacjach. Pamiętajmy również o wielu alternatywach, które są tańsze bądź zupełnie darmowe.
Taak, niby wszystko się zgadza, ale co z zestawem biurowym? Drogi czytelniku, zdradzę Ci mały sekret. Microsoft Office to nie jedyne rozwiązanie! Jeżeli ktoś preferuje programy desktopowe, są wyjścia takie jak Open Office, Libre Office czy ONLYOFFICE. Na rynku jest mnóstwo innych rozwiązań. Osobiście od ponad czterech lat używam Google Docs i jestem bardzo zadowolony. To, w jaki sposób pakiet od Google’a jest zintegrowany z pozostałymi usługami sprawia, że operacje na tej platformie są o wiele łatwiejsze względem innych ofert na rynku. Piractwo w 2020 jest złym rozwiązaniem, serio.
Kalendarz
Dzień dobry zapominalscy!
- Jak będę miała czas to zerknę! Przypomnisz mi?
- Weź dodaj sobie to kalendarza czy coś…
- Ale ja nie korzystam z kalendarza, to nic nie da :/
Wszyscy mamy teraz mnóstwo spraw na głowie. Pamiętanie o wszystkich jest bardzo trudne, tym bardziej że codzienna rutyna została mocno zachwiana. Na pomoc wychodzą kalendarze. Nie używasz? Najwyższa pora!
Osobiście kalendarza w formie cyfrowej używam od ponad siedmiu lat. Dzięki temu znacznie mniej mam na głowie. Obecnie skutecznie przypomina mi o terminach oddania prac na studia, spotkaniach czy urodzinach. Ilekroć używam telefonu, to widget przypomina mi o czymś, co nadchodzi. Jeżeli sprawa dotyczy dużej grupy osób, to kalendarz udostępniam i nie muszę przypominać o czymś ważnym (chociażby terminy egzaminów podczas sesji).
Oto mój kalendarz z czerwca ubiegłego roku. Piękne czasy! Dni bez wydarzeń jest bardzo mało. Czy wszystkie są kluczowe? Oczywiście że nie. Efektem tego nie muszę o wszystkim pamiętać; termin zapowiedzianego kolokwium nie będzie dla mnie zaskoczeniem, ponieważ odpowiednio wcześniej otrzymam o nim powiadomienie. Opłaty? O wykonaniu przelewu przypomni mi kalendarz. Pisany czy elektroniczny - bardzo ważny. Jako że telefon mi towarzyszy cały czas, to wybieram ten drugi. Dzięki synchronizacji wszystko zapisane mam na poziomie używanych przeze mnie urządzeń.
Co więcej, usprawnienia idą cały czas dalej. Nie muszę odpalić kalendarza używając poczty, ponieważ ten jest dostępny z belki po prawej stronie. Jeżeli dostanę maila o jakimś wydarzeniu, to od razu mogę dodać je do mojego kalendarza. Dzięki temu nie muszę o tym pamiętać, szczególnie teraz - kiedy każdy dzień jest bardzo monotonny.
Pliki w chmurze
Pliki wysyłane w sposób inny aniżeli pocztą są trudne do obrobienia. Nie ma jak ich przesłać dalej czy też wyszukać później. Jeszcze większy problem rodzi się podczas udostępniania zestawu plików większej grupie osób. Aby rozwiązać takowy problem, stosuję Google Drive. Udostępniony folder jest łatwy do znalezienia i przebadania. Nie ma problemu takiego jak przy wspólnej poczcie - a bo ktoś zmienił hasło, a to ktoś coś głupiego napisze, a to została usunięta wiadomość. Kontrola dostępu do pliku też zależy od właściciela. A jeżeli jakiś plik ma być udostępniony później - co wtedy? Nie zgadniecie gdzie można dodać jakieś przypomnienie! :D
Poszukaj zanim zapytasz!
Masz trudności ze znalezieniem czegoś? Nie znasz odpowiedzi na swoje pytanie? Nie jesteś w tym sam. Zanim jednak zapyta się o rozwiązanie, warto poszukać samemu. Nie nadajemy tym samym dodatkowej pracy komuś, a znalezienie czegoś nie okazuję się być czymś trudnym. Chyba że nasza poczta jest zorganizowana źle, załączniki to nazwy w stylu “Dokument tekstowy dobry wersja 4 poprawiona”, a terminy gdzieś przepadły… To pokazuje istotę samokontroli. Może okazać się, że jesteśmy ofiarą własnego lenistwa.
Jakie środowisko?
Dobrze, skoro to wszystko można ułatwić, to gdzie? W jaki sposób? Trudny temat… Wiele firm oferuje tego rodzaju rozwiązania. Chociażby Microsoft proponuje swój ekosystem - dla mnie mimo wszystko wygrywa rozwiązania Google’a. Wszystko jest w jednym miejscu. Nie mam dzięki temu dwudziestu osobnych rozwiązań. Pliki trzymam na Google Drive, zdjęcia na Google Photos, do dokumentów używam Google Docs. Poczta - oczywiście w domenie @gmail. Konto na Androidzie jest w pełnej synchronizacji z tym sieciowym. Zupełna wygoda.
Nie oznacza to jednak, że inne rozwiązania są złe. Dla mnie najodpowiedniejszy jest ten produkt. Kto wie, - gdybym korzystał z Windowsa, to może właśnie Microsoft najbardziej by mi odpowiadał? Kwestia dobrania wszystkiego do swoich potrzeb.
Dla osób, które potrzebują docelowych aplikacji, dokładnych pod siebie zostaje łączenie różnych usług. Tak oto można używać Dropboxa do trzymania plików, do programów biurowych - Office365, do zdjęć wyłącznie Piwigo, a poczty nie mieć wcale - używać maili tymczasowych. Da się tak? Z pewnością. Wszystko zależy od własnych upodobań.
Podsumowanie
Obecna sytuacja wymaga nieco więcej organizacji niż zazwyczaj. Jeżeli uda się (chociaż w małym stopniu) uczynić pracę czy naukę zdalną bardziej efektywną - to na plus dla nas. Będzie po prostu wygodniej.
Może macie jakieś własne rozwiązania, które ułatwiają Wam zdalne zajęcia? Podzielcie się nimi w komentarzu!
Radek
-
<< Poprzedni artykuł
Jak mądrzej pisać CSSa, czyli CSS Specificity